14/12/2011

Organize a papelada e comece 2012 com os documentos em ordem

Organize a papelada e comece 2012 com os documentos em ordem

Fonte: Revista do ZAP

Pense Imóveis separou algumas dicas da Ordenare Casa Organizada para ajudar você nesta tarefa

Final de ano é época de renovação. Também é a hora também de deixar as coisas em ordem e organizar a papelada quem juntamos ao longo do ano que passou. Devemos jogar tudo fora? O que devemos guardar? Qual a melhor forma de organizar os papéis? Com a ajuda da Ordenare Casa Organizada, o Pense Imóveis separou umas dicas para auxiliar você nesse processo.

Existem alguns documentos que você não pode jogar fora. Você deve mantê-los como proteção, caso haja alguma cobrança indevida, por exemplo. Geralmente, o prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos. No entanto, certos comprovantes devem ser guardados por mais tempo como os da compra de um imóvel financiado por prazo superior a esse.

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Os comprovantes de pagamentos de tributos (IPTU, Imposto de Renda, etc..), por exemplo, devem ser guardados por cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Este é o prazo final para a União, os estados e os municípios cobrarem seus contribuintes em débito. 

Veja aqui quais documentos jogar fora, quais manter em casa e, por quanto tempo, mantê-los.

Acessórios
Certos objetos podem facilitar e muito a sua vida na hora de organizar seus documentos. O pessoal da Ordenare sugere o uso de prateleiras verticais, por exemplo, caso você disponha de pouco espaço. Só é preciso ter cuidado redobrado já que esses objetos ficarão expostos.

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Opte pelo uso de pastas coloridas. Elas facilitam a identificação de categorias, dando a você mais agilidade na hora de encontrar seus documentos.

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Caixas também são importantes na hora de organizar qualquer ambiente. A Ordenare indica o uso de modelos que permitam a identificação por etiqueta e que possuam alças para facilitar o transporte.

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Você pode usar suportes criativos na hora de dividir e amparar livros e pastas em prateleiras. Mais uma vez, tenha cuidado para não poluir o ambiente, pois esses objetos estarão ao alcance dos olhos. Dê atenção também aos fios dos seus equipamentos. Além de poderem causar acidentes, fios entrelaçados e à mostra dão uma impressão ruim.



Passo a passo
Para você não perder tempo e deixar o seu dia de limpeza mais produtivo, sugerimos que você siga esses quatro passos desenvolvidos pela Ordenare:

1) O que eu preciso guardar?
Antes de selecionar um papel ou pasta para guardar, você deve se fazer as seguintes perguntas: esta informação requer minha ação? Isto existe em algum outro lugar? Esta informação é recente o suficiente para ser útil? Posso identificar como usar isso? Há implicações legais ou de impostos quanto a guardar ou jogar isso fora? Qual é a pior coisa possível de acontecer se eu não tivesse esse papel?

2) Onde guardo isso?
Se você escolheu guardar esse papel ou pasta, ele deve ser colocado em uma das seguintes categorias:
– pastas de ação (que devem ser guardardadas em sua mesa ou em um armário ou prateleira próximos a sua mesa);
– pastas de referência atuais (que são usadas ou podem ser usadas para projetos correntes e devem estar facilmente acessíveis de sua mesa);
– pastas de referências antigas (que não são necessárias para projetos atuais, mas são necessárias de serem mantidas por razões históricas ou legais).

3) Como eu guardo?
– sempre que possível, use pastas suspensas. Se você espera remover apenas uma folha de papel por vez da pasta, você não vai precisar de subpastas. Se você espera tirar todo o conteúdo de uma pasta suspensa, utilize subpastas;
 – se as subpastas são utilizadas como subdivisões, etiquete cada uma delas com sua categoria e subtítulo. Quando a pasta ficar muito grossa, use pastas de caixas de arquivo;
 – use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, pastas vermelhas para documentos da casa e verdes para documentos do carro);
 – grampeie em vez de usar clipes de papel;
 – escreva “Pasta Cópias Não mexa” em qualquer item quando necessário. Anexe a cópia de um formulário ou qualquer coisa usada para fazer cópias adicionais em um protetor plástico de folhas;
 – certifique-se de que todos os papeis tenha data, e arquive-os em ordem cronológica com o item mais recente à frente da pasta;
 – quando usar visores plásticos escolha os transparentes ou os de cor clara para fácil leitura. Coloque os visores na frente das pastas suspensas;
 – quando estiver etiquetando as subpastas, coloque o nome da pasta o mais próximo possível do topo do visor. Se estiver usando etiquetas coloridas, você pode minimizar a possibilidade de papeis arquivados esconderem o título da pasta posicionando a etiqueta com a cor na borda inferior e o nome da pasta na superior;
 – se você criar um novo título de pasta, certifique-se de adicioná-lo em seu índice de pastas; – etiquete o lado de fora dos armários de arquivo com seu conteúdo.

4) Do que devo chamar?
 – cheque o índice do arquivo para ver se já existe alguma pasta apropriada aos papeis que quer arquivar. Se não existe, estabeleça uma nova pasta se perguntando: Em que palavra eu pensaria primeiro se eu quisesse ou precisasse recuperar esta informação?
 – se você não tem um índice de arquivo, crie um agora. Crie um índice à medida que faz as coisas, em vez de começá-lo depois. Isso será mais rápido e evitará fazer uma pasta “Automóvel” quando já tem ma chamada “carro”.


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